Поддержка процессов согласования

Поддержка процессов согласования

Каждая фирма имеет свои традиции и устои в работе с документами, обычно закрепленными документально в положении или ином документе. Порядок работы с документами описывает работу с документом на каждом этапе пути:

как создается документ;
кто и в каком порядке (а также сроки) его согласовывает и подписывает;
порядок согласований документов и его виды: одобрение, подписание, возврат и т.д.;
порядок хранения документа.

Автоматизация документооборота основывается на утвержденном документе электронном административным регламенте (ЭАР), определяющем работу системы. СЭД БОСС-Референт имеет такой документ, который называется «процессом принятия решений» (он отличается в разных видах согласований,(«процесс принятия решения по договору» и «процесс принятия решения по служебной записке») но его природа и сущность едина.

Процесс принятия решения

Система БОСС-Референт строится на работе через согласование документов в рамках «Процесса принятия решения». Причем этот процесс можно по сути просто копировать, т.к. он настраивается отдельно для каждого вида документа. По другому «Процесс принятия решения» можно назвать автоматизированным бизнес-процессов, свойства которого определяются через: карточку документа и заданному маршруту движения (согласования).

«Процесс принятия решения» прописывается отдельно для каждого вида документа: договора, протокола разногласий, приказа и т.д.

Карточка документа

Карточка документа - описание информации по документу, которая вносится для регистрации документа в системе. Карточка является неотъемлемой частью «Процесса принятия решения» (регламента), следовательно она различная для разных видов документов.

Частично карточка состоит из полей, где описание вносится вручную, а частично из выпадающих списков (например сумма договора вносится вручную, а вот контрагент или вид документа из раскрывающихся списков). Администратор системы Босс-Референт имеет возможность не внося изменения в код программы, путем настройки карточки документа.
Так например имеется возможность указывать поля, обязательные к заполнению, добавлять или изменять поля карточки, и их описание.

Поддерживаются также шаблоны типовых документов (договор, приказ).

Маршрут движения документа

Маршрут документа — это структурированные этапы работы с документом.
Маршрут может состоять из следующих этапов:

регистрация;
подготовка;
согласование;
визирование;
утверждение;
исполнение;
архивное хранение.

Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап создается с помощью одного из следующих блоков согласования:

параллельное;
последовательное;
с переходами по условиям.
Блоки согласования реализованы в системе в виде «кубиков» для конструирования, то есть для настройки процесса требуется «сложить» эти «кубики» в необходимом порядке.

Маршрут документа может быть жестким (когда пользователи не имеют возможности вносить в него изменения), или допускающим настройку при создании документа. Система допускает изменение пользователем (при наличии такой возможности) следующих параметров:

тип согласования — пользователь может выбрать последовательное или параллельное согласование для документа;
срок согласования (основной и дополнительный) — задается при настройке «процесса принятия решения» для типа документов, однако инициатор согласования может изменять сроки для конкретного документа;
автоматическое завершение согласования — может быть либо настроено по умолчанию для типа документов, либо выбрано пользователем при создании документа — предполагает автоматический переход документа на следующий этап (другому согласующему, на подписание) в случае, если согласующий не принял решение по документу в отведенный срок;
список согласующих — задается при настройке «процесса принятия решения», однако для конкретного документа может быть расширен, сокращен, согласующие могут быть заменены.

Типовые и специализированные процессы

В базовую версию системы БОСС-Референт включены 5 преднастроенных «процессов принятия решений» для типовых документов (используемых в подавляющем большинстве организаций):

договоров;
организационно-распорядительных документов;
проектов исходящих документов;
служебных записок;
заявок.
Для этих процессов в системе БОСС-Референт реализованы типовые маршруты движения документов и типовые карточки документов. Структура карточек и маршруты могут настраиваться в соответствии с особенностями работы организации.

Каждый тип документов может включать несколько видов — например, некоторое количество видов договоров. Для каждого вида договора в таком случае может быть настроен отдельный маршрут.

Если в организации используются документы, не относящиеся к типовым и предполагающие специализированный маршрут (например, запросы на согласование кредитных заявок), то в системе БОСС-Референт создаются специализированные процессы для данных документов. Создание специализированного маршрута осуществляется средствами Lotus Workflow Architeсt из заложенных в систему стандартных этапов обработки документов и блоков маршрутов согласования.

Дополнительные возможности «процесса принятия решения»

Контроль согласования

Инициатор процесса согласования имеет возможность контролировать ход согласования с помощью:

просмотра информации о вынесенных визах в карточке документа;
просмотра уведомлений о действиях участников согласования, поступающих в почту и «личный кабинет».
При необходимости инициатор согласования может внести изменения в маршрут документа и список согласующих, а также отменить согласование на любом из этапов.

Для соблюдения установленных сроков согласования может использоваться автоматическое завершение согласования документа, описанное выше.

Назначение ответственных исполнителей (согласующих, подписантов, регистраторов)

Ответственные исполнители могут быть определены маршрутом для типа документов («процессом принятия решения»), либо добавлены инициатором согласования в маршрут конкретного документа. Ответственные исполнители могут назначаться по следующим признакам:

ФИО — выбирается конкретный сотрудник, при его смене потребуется внести изменение в маршрут;
должности — ответственным исполнителем выступает должностное лицо, и при замещении должности другим лицом не требуется изменение маршрута;
роли — определяются в системе, и могут быть статичными (то есть не зависящими от контекста документа, например, «юрист по договорам аренды» и «юрист по договорам подряда») и динамическими (зависят от содержания полей карточки документа, например, «руководитель подразделения» и «непосредственный руководитель»).
В случае, если документ «завис» на согласовании в связи с тем, что кого-то из согласующих нет на месте (например, сотрудник заболел или уехал в командировку), инициатор согласования может произвести замену ответственного исполнителя.

Дополнительное согласование

Функция дополнительного согласования позволяет руководителю, к которому документ поступил на визирование, утверждение или подписание, запросить рецензии своих подчиненных (одного или нескольких). При этом он фактически запускает дополнительную ветвь согласования, получает от своих сотрудников комментарии по документу, которые может учесть при вынесении своей рецензии по согласуемому документу.

Делегирование полномочий по согласованию

Руководитель может передать права по согласованию документа одному из своих сотрудников. В таком случае документ будет согласован от имени руководителя, а рецензия (комментарии к документу) подготовлены подчиненным от лица руководителя. Для делегирования прав согласования документа используется кнопка «Делегировать» в карточке документа, поступившего на визирование.

Назначение исполняющих обязанности

На время отсутствия сотрудников, участвующих в процессе согласования и подписания документов, могут быть назначены исполняющие обязанностей. Таким образом, если документ был направлен на согласование специалисту, который находится в отпуске, то в случае, если назначен исполняющий обязанности, система переправит документ ему.

Выдача поручений по согласованному документу

После того, как документ согласован и подписан (утвержден), по нему можно вынести поручение, то есть отправить документ на стадию исполнения. Поручение создается непосредственно из модуля, где происходит согласование и подписание (утверждение) документов, либо из карточки документа после его регистрации.

Поддержка итераций согласования и версий документа

При согласовании документов часто возникает необходимость проходить несколько кругов (итераций) согласования, что приводит к возникновению нескольких версий согласуемого документа. СЭД БОСС-Референт позволяет отслеживать полную, со всеми итерациями, историю согласования и сохранять все версии документа, возникшие в ходе согласования.

Версии согласования возникают, когда документ проходит несколько кругов согласования. Например, после первой итерации согласования он возвращается на доработку, и после изменения отправляется на рассмотрение согласующих лиц второй раз. Для этих случаев в системе предусмотрена возможность посмотреть результаты всех предыдущих согласований документа с вынесенными визами. Окно истории согласований открывается прямо из карточки повторно согласуемого документа.

Версии документов (речь идет о вложениях) сохраняются в карточке документа. Если в рамках «процесса принятия решения» в документ вносятся изменения автором или подписывающим лицом, то измененный вариант будет сохранен в виде версии документа. Например, если после первой итерации согласования документ возвращается на доработку, то новый вариант документа будет сохранен в системе как «версия 2».

Редакции документов могут создаваться участниками процесса согласования. Если вместо визы согласующий берет исходный документ (вложение) и вносит в него правки, то он сохраняется в карточке документа как редакция исходного документа. При этом оригинал остается без изменений. Инициатор согласования может взять редакцию документа с исправлениями и далее работать с ней, что гораздо быстрее и удобнее, чем переносить правки в оригинал документа из комментариев согласующих.

Ознакомление и рассылка

БОСС-Референт позволяет осуществлять рассылку документов, а также ознакомление сотрудников с документами «под роспись». Данная функция используется традиционно для организационно-распорядительных документов, прошедших стадии согласования, утверждения и регистрации.

Рассылка документа используется, когда требуется уведомить группу сотрудников или всех пользователей системы БОСС-Референт о вступлении в силу нового документа. Для этого при регистрации документа задается перечень сотрудников, которые должны получить уведомление о появлении нового документа.

Ознакомление с документом используется, когда необходимо, чтобы сотрудники подтвердили факт своего ознакомления с документом. При этом документ также рассылается списку получателей, однако после его получения и прочтения сотрудники обязаны нажать в карточке документа кнопку «С документом ознакомился», тем самым подтвердив факт прочтения документа. Все подтверждения ознакомления фиксируются в системе в виде листа ознакомления.

Использование ЭЦП

Электронная цифровая подпись может использоваться для подписания документов в электронном виде. ЭЦП придает юридическую значимость документам и позволяет организациям не дублировать в бумажном виде даже особенно важные документы внутреннего документооборота.

Архивирование документов

Чтобы большой объем документов не приводил к снижению быстродействия системы и ее модулей, предусмотрено архивирование документов. Настройки архивирования задаются администратором системы. При архивировании документы помещаются в архив соответствующего модуля, и остаются доступными для поиска и просмотра.

Подробнее о системе Босс-Референт
Главная страница программы Босс-Референт
1. Общее описание системы БОСС-Референт

2. Автоматизируемые процессы
- Поддержка процессов согласования
- Контроль исполнения поручений
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

3. Особенности программы Босс-Референт
- Автоматизированное рабочее место руководителя
- Интерфейс
- Полноценный web-доступ
- Быстрая автоматизация процессов
- Применение системы в распределенной среде
- Сроки внедрений
- Вопросы надежности и производительности
- Развиваемость решения
- Открытость решения
- Защита данных

4. Архитектура системы

5. Технические требования Босс-Референт

    
Другие новости по теме:
  • Быстрая автоматизация процессов
  • Работа с входящей и исходящей корреспонденцией
  • Автоматизируемые процессы
  • Автоматизация коллективной работы в госорганах
  • Евфрат Управление договорами
  • Удобный интерфейс
  • {mtn}