Управление проектами

В работе любой компании рано или поздно встают задачи, выбивающие из ряда стандартных, и требующие сложного и поэтапного взаимодействия сразу многих людей и подразделений. Именно это и подразумевают, когда говорят «Управление проектами».

Проекты можно классифицировать на внешние и внутренние (виды проектов).

Примеры внутренних проектов:
Подготовка к большой выставке
Автоматизация документооборота
Разработка нового товара

Внешние проекты нацелены на контакты с третьими лицами, с контрагентами, причем в большинстве своем это происходит на основе заключенного договора:
Поставка товаров
Ремонт помещений
Создание web-сайта
и т.п.

Организация управления проектами обязательно рассматривает три компонента:
Цена
Сроки
Качество

которые в свою очередь должны быть уравновешены с эффективным взаимодействием всех исполнителей (а это обычно, люди из разных подразделений фирмы).

Понятие Проекта и Управления проектом
Проект – временное объединение людей и ресурсов, с целью выполнения поставленной задачи или достижения определенного результата.

Управление проектами – это способ достижения поставленной задачи, путем применения механизмов регулирования совместной работы.

Управление проектами подразумевает:
Постановку задач
Выбор приоритетных компонентов (Цена, Срок, Качество )
Изменение задач и ресурсов, в связи с изменением обстоятельств реализации проекта


Как можно управлять проектами с помощью системы ELMA?
Управлением проектом должен заниматься Менеджера проекта, а не компьютерная система. Человека заменить нельзя, но...помочь ему можно.

Но компьютерная система может стать для него помощником и обеспечивать единое информационное пространство для решения рутинных задач, что бы у менеджера проекта оставалось больше времени на решение творческих задач.

Система ELMA позволяет облегчить управление проектом по следующим направлениям:

Управление содержанием проекта
Управление сроками проекта
Управление стоимостью проекта
Управление человеческими ресурсами проекта
Управление коммуникациями проекта
Управление рисками проекта
Как это реализовано в системе ELMA?

Согласование проекта
Первым шагов является создание Черновика проекта. В черновике содержится вся информация по проекту.

Далее проект должен быть утвержден. Процедура утверждения проекта специфична в каждой компании, поэтому система ELMA позволяет описать процедуру утверждения проекта с помощью механизма бизнес-процессов.

Пример.

Процесс утверждения проекта.



После того, как проект согласован, информация о нем становится доступной всем участникам проекта.

Карточка проекта
После создания и утверждения проекта, всем участникам проекта становится доступна Карточка проекта.



В карточке проекта доступны следующие разделы:

Общая информация
Содержит общую информацию по проекту
Общий план
Содержит календарный план проекта в выделенными ключевыми точками(Milestone)
Комментарии
Позволяют формировать базу знаний по проекту, чтобы все его участники были в курсе важных событий
Бюджет проекта
Позволяет вести бюджет доходов и расходов в разрезе Плановых и Фактических значений
Документы
Позволяет вести общую базу документов по проекту с разграничением прав доступа и ведением истории версий документов.
Риски
Позволяет управлять рисками
Участники проекта
Позволяет четко разграничить зоны ответственности между участниками проекта. По умолчанию в системе предусмотрены 4 типа участников: Менеджер проекта, Кураторы проекта, Участники проекта и Информируемые.
Взаимоотношения
Позволяет фиксировать и планировать встречи, звонки, письма в рамках проекта
Каждый из разделов на карточке проекта содержит наиболее важную информацию из раздела. Для получения детальной информации по разделу пользователю достаточно кликнуть на шапке раздела.

Участники проекта должны владеть информацией на 100%
Основная задача системы Управления проектами - обеспечить легкий и быстрый доступ к проектной информации. Одна из существенных сложностей при выполнении данной задачи - это правильно проинформировать участников проекта об изменениях в проекте.

Для решения этой задачи в системе ELMA создан механизм оповещения об изменениях в проекте.

Рассмотрим пример.

Есть гипотетический проект, есть менеджер проекта и есть команда проекта. Информация по проекту лежит в виде набора файлов в папке на сетевом диске.

Менеджер проекта внес изменения в календарный план проекта
Менеджер проекта внес изменения в бюджет проекта
Обновил Техническое задание
Добавил нового участника проекта

Дальше возможно несколько вариантов:

Вариант 1. Менеджер НЕ оповещает участников проекта - самый плохой вариант. В этом случае он останется "крайним", если кто-то что-то не выполнит в рамках проекта

Вариант 2. Менеджер собирает совещание и информирует команду проекта об изменениях в проекте - в этом случае все должны быть в курсе. Но в этом случае есть вероятность упустить какой-то момент. Кроме того, необходимо где-то фиксировать изменения участников проекта.

Вариант 3. Менеджер фиксирует все изменения в системе управления проектами и потом, формирует текст, в котором описаны изменения и, в случае необходимости, "проговаривает" все изменения на совещании. В этом случае сложнее что-то упустить из виду, потому что ELMA подскажет, какие изменения были внесены в проект.

Ограничение доступа к коммерческой информации
Часто бывает необходимо, что бы коммерческая информация по проекту была скрыта от рядовых участников проекта.

Для этого в системе ELMA предусмотрен соответствующий механизм. Можно скрыть следующую информацию:

1. Бюджет проекта

2. Защищенные документы (документы, содержащие коммерческую информацию)

Календарный план
Календарный план проекта содержит фазы, задачи и ключевые точки проекта. Задачи могут выполняться параллельно, могут зависеть друг от друга.

Для каждой задачи в системе указан ответственный за ее выполнение.

Календарный план проекта удобно составлять в системе Microsoft Project. В системе ELMA предусмотрена возможность импорта календарного плана проекта из файлов MS Project.



Система ELMA позволяет указать в календарном плане проекта ряд ключевых точек.

Ключевая точка (Milestone) - это элемент плана проекта, который обозначает завершение некой части проекта и обычно отмечается отдельно для того, что бы подчеркнуть, что к этой дате должны быть достигнуты определенные результаты. Механизм ключевых точек позволяет выделить важные даты из большого количества рутинных этапов проекта.

Если проект внешний, то, как правило, заказчик ждет какого-то результата к моменту достижения ключевой точки проекта. Поэтому в системе ELMA предусмотрена специальная форма, где все ключевые точки отсортированы по датам. Наличие данного интерфейса позволяет управленцу на одной форме просмотреть все важные даты по всем проектам, где он участвует или является куратором.



Контроль исполнения этапов проекта
Задача в рамках проекта назначается на исполнителя и появляется у него в списке задач. Когда исполнитель приступает к решению задачи, он делает отметку в системе о том, что работа начата.

В процессе работы он может редактировать процент выполнения работ по задаче.

После завершения работы исполнитель должен поставить отметку о завершении работы.



Таким образом, система ELMA позволяет менеджеру контролировать ход проекта и всегда видеть актуальное состояние дел в проекте. Завершенные задачи показываются как зачеркнутые, задачи, по которым есть опоздание - красным, задачи, над которыми ведется работа - зеленым и проставляется процент завершения работ.

Управление Бюджетом проекта
В рамках управления бюджетом проекта реализовано управление доходами и расходами проекта - как плановыми, так и фактическими значениями.

Документы


Шаблоны проектов
В системе ELMA можно создавать Шаблоны проектов - это позволяет ускорить процесс регистрации типовых проектов компании.


Звонки, встречи, переписка, поручения в рамках проекта
Система ELMA позволяет планировать и фиксировать звонки, встречи, переписку в рамках проекта.

Также система позволяет создавать и контролировать исполнение поручений по проекту.


Подробнее о программе Elma
Управление бизнес процессами
Электронный документооборот
Механизм KPI в системе Elma
Функции работы с клиентами
Модуль Задачи и Распоряжения
Модуль Календарь
Дополнительные модули Elma
- Модуль интеграции с 1С
- Управление проектами
- SOA Connector
- Модуль Документирования и Оптимизации бизнес-процессов
- Модуль интеграции с системой «1С-Битрикс: Корпоративный портал»
- Мобильное веб-приложение ELMA

    
Другие новости по теме:
  • Дополнительные модули Elma
  • Электронный документооборот от Elma
  • Модуль интеграции с 1С
  • Управление бизнес-процессами
  • Мобильное веб-приложение ELMA
  • Модуль задачи и распоряжения