Евфрат Управление договорами

Договор считается основополагающим документом в отношениях с торговыми партнерами, и его подготовке абсолютно справедливо уделяется значительное время и внимание многих сотрудников компании: отдела продаж, юридического отдела, финансиста, директора и даже курьера. Это влечет за собой длительность и сложность согласования документов, что влечет значительные страты ресурсы, несвоевременное исполнение обязанностей, риск наложения штрафов и вероятность полной потери клиентов.

В системе ЕВФРАТ можно управлять договором во всех инстанциях компании (подготовка коммерческого предложения и договора, его согласования, регистрации выполнения, хранения архивной копии), что позволяет значительно сократить временные потери между передачей документа от дного исполнителя к другому и систематизировать работу.

Подготовка проекта договора
Договорные отношения между компаниями начинаются с обмена типовыми договорами. Для создания сущности «проект договора» в системе Евфрат пользователь заполняет специальный раздел - регистрационно-контрольную карточку документа, с которой в свою очередь ассоциируются нужные файлы. Стоит отметить, что документы будут защищены от дублирования благодаря проверке, что не допустит двойной регистрации договора (к примеру тогда, когда документы вначале пришли по e-mail, а после этого — по обыкновенной почте).

Для облегчения работы с проектами и другими типовыми формами, в системе ЕВФРАТ предусмотрен модуль «Работа с шаблонами», при помощи которой данные из регистрационно-контрольной карточки документа будут разнесены по соответствующим полям договора, сделанного через Microsoft Office Word.


Согласование проекта договора
После окончания предварительной работы, предварительный договор должен быть согласован всеми ответственными сотрудниками. На данном шаге в системе ЕВФРАТ применяются система управления договорами (workflow), благодаря которой определенные документы могут быть отправлены по заранее составленному типовому маршруту согласований. Если же для документа такой маршрут заранее не предусмотрен, пользователь системы может сам задать порядок согласований документа, указав при этом сроки и порядок действительные только для данного документа. По заданному маршруту, документ сам пройдет все этапы согласования, без участия инициатора процесса.

Механизм workflow способствует четкому исполнению порядка работы с документами и автоматизизации их согласований.

Сотрудник, ответственный за проект договора, может просматривать историю согласования и комментарии согласующих лиц, а также получать автоматическую рассылку о ходе согласования по электронной почте. Это позволяет эффективно контролировать процесс согласования проекта договора и оперативно вносить в него необходимые исправления. Для удобства пользователей процесс согласования договорных документов также отражается в отчете «Лист согласования». Всем пользователям системы, согласующим проект договора, приходят автоматические напоминания о наступлении срока согласования и оповещения о назначении согласующим.

В случае если кто-то из согласующих решил внести изменения в проект договора, система ЕВФРАТ автоматически создаст новую версию документа. Это позволяет организовать коллективную работу с проектом договора и отслеживать все исправления, внесенные в процессе его согласования. После завершения согласования версии договоров можно объединить средствами Microsoft Office Word.
Благодаря механизму разграничения прав доступа, в процессе согласования обеспечивается защита конфиденциальной информации, а использование электронной цифровой подписи (ЭЦП) гарантирует подлинность содержания договорных документов.
Если после внутреннего согласования проект договора был отправлен на согласование контрагенту, который внес в него изменения и отправил документ обратно, подсистема «Понимание документов» сможет автоматически зарегистрировать измененный проект договора как новую версию для согласования.

Регистрация и исполнение договора
В результате прохождения всех этапов согласования и процедуры официального утверждения, договор регистрируется в системе ЕВФРАТ и становится доступен всем сотрудникам, наделенным соответствующими правами доступа.

Регистрация договора в системе позволяет обеспечить необходимый уровень информационную безопасности и облегчить оперативную работу с договорными документами. При этом в системе ЕВФРАТ можно устанавливать связи между документами (акты, дополнительные соглашения, официальные письма и т. д.) и использовать систему отчетов, что позволяет оперативно отслеживать исполнение договора и все происходящие с ним изменения. Составление и отправка отчетов, установление связей, а также многие другие операции с документами, могут осуществляться системой ЕВФРАТ автоматически.

Для повышения удобства работы с договорами, в системе ЕВФРАТ реализована возможность интеграции с программным продуктом 1С: Предприятие версий 7.7 и 8.0. При интеграции происходит объединение справочников контрагентов двух систем, а также появляется возможность вызывать договоры, зарегистрированные в системе ЕВФРАТ, из пользовательского интерфейса 1С. Кроме этого, используя ЕВФРАТ API, поставляемый с системой, можно реализовать и иные виды интеграции как с программами семейства 1С, так и с другими приложениями сторонних разработчиков (ERP, правовые системы и т. д.).

Хранение договора
Система ЕВФРАТ позволяет вести архив договорных документов, в котором сотрудники, наделенные соответствующими правами доступа, могут оперативно искать, просматривать и анализировать договоры и связанные с ними документы. Для быстрого поиска оригиналов договоров, в системе можно указать точное место хранения бумажных версий. Расширенную функциональность электронного архива в системе ЕВФРАТ предлагает модуль «Архивариус», позволяющий организовать хранение договорных документов в соответствии с требованиями по работе с архивными документами.

Таким образом, автоматизация управления договорами с помощью системы ЕВФРАТ и поставляемых с ней технологий позволяет:
упростить и ускорить работу с договорными документами;
обеспечить надежное хранение договоров и связных с ними документов (актов, приложений и т. д.);
снизить риски срыва сроков согласования договоров;
установить четкие регламенты согласования и обработки договорных документов;
обеспечить информационную безопасность организации;
получить эффективные механизмы контроля и мониторинга бизнес-процессов по договорной деятельности;
повысить исполнительскую дисциплину и производительность труда сотрудников.



Главная страница программы Евфрат
Общее описание системы
Безопасность
Дополнительные модули системы
APM "Архивариус"
Удаленный доступ к системе
"Понимание" документов
Работа с шаблонами
Автоимпорт документов
Решаемые задачи
Электронный документоборот
Электронный архив
Управление договорами
Работа с финансовыми документами
Автоматизация бизнес-процессов

    
Другие новости по теме:
  • Евфрат Работа с финансовыми документами
  • Евфрат Работа с шаблонами
  • Евфрат-Документооборот описание системы
  • ЛЕТОГРАФ.Договоры
  • Система документооборота ЕВФРАТ изменила модуль "контрагенты"
  • О системе Евфрат