Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

Работа с входящей и исходящей корреспонденцией


СЭД БОСС-Референт предлагает все функции, характерные для современных систем документооборота:

регистрация входящих и исходящих документов (которые хранятся в системе в качестве электронных карточек с реквизитами, а также со вложенными сканированными копиями документов);
маршруты документов;
списание документов «в архив»;
ведение базы данных электронных регистрационных номеров (в том числе генерирование номеров по заданному пользовательскому алгоритму);
использование типовых шаблонов документов.


Внесение документа в систему

При обработке документа и заведении его в систему создается карточка документа, в которую заносятся необходимые реквизиты — основные атрибуты документа. Часть полей карточки может заполняться автоматически на основании данных связанного документа, личных настроек регистратора, и т.д.

Бумажный оригинал документа переводится в электронный вид путем сканирования, электронный образ оригинала вносится в систему, а в карточку документа помещается ссылка на него (сами отсканированные образы документов хранятся в отдельном модуле). Если документ был создан внутри компании, то при регистрации исходящего документа к карточке прикрепляется его электронный оригинал.

Также в карточке может быть указано местоположение бумажного оригинала документа.

Далее документ подлежит регистрации — БОСС-Референт позволяет использовать регистрационные номера любой сложности. Формат номеров задается в специальном модуле «Регистратор». Возможно также резервирование номеров и регистрация исходящей корреспонденции и входящих документов по зарезервированным номерам. Резервирование номеров осуществляет уполномоченный сотрудник.

Потоковый ввод документов

В организациях с большим документопотоком обработку корреспонденции и внесение документов в систему осуществляет служба экспедиции, задача которой зарегистрировать как можно быстрее наибольшее количество документов. Сотрудники службы экспедиции работают в системе с упрощенными карточками, требующими заведения только самых основных атрибутов документов.

Также для массовой обработки входящей корреспонденции (автоматизации обработки документов в больших объемах) используются технологии поточного сканирования и штрих-кодирования. Система поточного сканирования представляет собой программно-аппаратный комплекс, обеспечивающий внесение в систему сразу большого количества электронных образов документов. Использование технологии штрих-кодирования дает возможность еще более ускорить процесс регистрации входящей корреспонденции: отсканированные потоком электронные образы автоматически прикрепляются к карточкам документов в соответствии с номерами штрих-кодов.

Обработка факсов

Интеграция системы БОСС-Референт с факс-серверами (например, ExtraFax) позволяет отправлять и принимать факсы. Принятые факсы в системе регистрируются как входящий документ.
Связывание документов

Зарегистрированные в системе документы могут быть связаны между собой. БОСС-Референт предлагает использовать один из наиболее распространенных типов связи: «повторный на», «сопроводительный к», «в ответ на», или ввести свой тип связки. Наличие связей между документами позволяет легко проследить историю переписки «по определенному вопросу». Можно связать как создаваемые документы, так и уже существующие в системе.

Автоматизация нескольких канцелярий

При децентрализованной форме организации документооборота, а также в территориально распределенных организациях средствами БОСС-Референт можно поддержать согласованную работу нескольких канцелярий. Иерархия канцелярий будет соответствовать структуре организации. Обмен документами между канцеляриями осуществляется в рамках системы.

Действия с зарегистрированным документом

Ознакомление и рассылка


БОСС-Референт позволяет осуществлять рассылку документов, а также ознакомление сотрудников с документами «под роспись».

Рассылка документа используется, когда требуется уведомить группу сотрудников или всех пользователей системы БОСС-Референт о вступлении в силу нового документа. Для этого при регистрации документа в организации задается перечень сотрудников, которые должны получить уведомление о появлении нового документа.

Ознакомление с документом используется, когда необходимо, чтобы сотрудники подтвердили факт своего ознакомления с документом. При этом документ также рассылается списку получателей, однако после его получения и прочтения сотрудники обязаны нажать в карточке документа кнопку «Ознакомлен», тем самым подтвердив факт прочтения документа. Все подтверждения ознакомления фиксируются в системе в виде листа ознакомления.

Отправка документа на рассмотрение

После того, как документ зарегистрирован, он может быть отправлен на рассмотрение. До отправки на рассмотрение руководителю в документ может быть внесен проект резолюции.

Если документ уже отправлен на исполнение, то переправить его на рассмотрение невозможно.

Формирование резолюций

Резолюции формируются только для зарегистрированных входящих документов, находящихся на рассмотрении у руководителя. Резолюция представляет собой поручение, выданное по документу, поэтому работа с ними осуществляется аналогично работе с поручениями.

Отправляемый на рассмотрение документ может сопровождаться проектом резолюции, который руководитель может принять «как есть» или откорректировать

При создании резолюции можно использовать шаблоны типовых резолюций, хранящиеся в системе. В системе также предусмотрена возможность печати резолюций по документу.

Отправка документа на исполнение

На исполнение можно отправить только зарегистрированный документ, по которому сформирован хотя бы один пункт резолюции. Отправить документ на исполнение может только сотрудник, которому документ отправлен на рассмотрение, или сотрудник, зарегистрировавший документ.

После отправки документа на исполнение все резолюции по нему в виде поручений поступают исполнителям. Ход исполнения документа фиксируется в карточке этого документа контролером — сотрудником, осуществляющим контроль исполнения данного документа.

Архивирование документов

Чтобы большой объем документов не приводил к снижению быстродействия системы и ее модулей, предусмотрено архивирование документов. Настройки архивирования задаются администратором системы. При архивировании документы помещаются в архив соответствующего модуля и остаются доступными для поиска и просмотра.

Подробнее о системе Босс-Референт
Главная страница программы Босс-Референт
1. Общее описание системы БОСС-Референт

2. Автоматизируемые процессы
- Поддержка процессов согласования
- Контроль исполнения поручений
- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией

3. Особенности программы Босс-Референт
- Автоматизированное рабочее место руководителя
- Интерфейс
- Полноценный web-доступ
- Быстрая автоматизация процессов
- Применение системы в распределенной среде
- Сроки внедрений
- Вопросы надежности и производительности
- Развиваемость решения
- Открытость решения
- Защита данных

4. Архитектура системы

5. Технические требования Босс-Референт

    
Другие новости по теме:
  • Автоматизируемые процессы
  • Быстрая автоматизация процессов
  • Поддержка процессов согласования
  • Вопросы эффективности работы Босс-референт
  • СЭД Босс-Референт для территориальных подразделений
  • Особенности программы Босс-Референт
  • {mtn}