LanDocs решаемые задачи, архитектура, особенности

Задачи, решаемые АСЭДД LanDocs:
• Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня. Внедрение электронных взаимодействий исполнителей, предполагающих передачу электронных данных взамен физического перемещения документов.
• Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины. Внедрение автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетности.
• Задача повышения качества управленческих решений на разных уровнях управления. Отбор и своевременная доставка необходимых для принятия решения документов на рабочие места лиц, принимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.
• Задача достижения необходимого уровня автоматизма и безошибочности при работе исполнителей с документами. Использование предопределенных маршрутных технологий обработки документов (Workflow), продуманная организация автоматических и персональных (с участием человека) функций контроля.
• Задача организации эффективного и безопасного доступа сотрудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных документов. Систематизация документных фондов, заведение содержательных корпоративных классификаторов, широкое применение современных методов поиска и защиты электронных данных.
• Задача выстраивания надежной системы защиты корпоративных документов от различных видов несанкционированного доступа. Интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.
• Задача организации целостного согласованного документооборота в системе территориально-распределенных подразделений. Специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

В ходе внедрения системы решается также комплекс организационно-технических задач:
• задача документирования ключевых делопроизводственных процессов;
• задача разработки процедур для учета всех видов документов;
• задача разработки процедур согласования документов в электронном виде;
• задача инвентаризации документного фонда, постановку архивного учета документов и организацию архивного хранения документов (включая хранение содержания документов в электронном виде);
• задача унификации тематических корпоративных классификаторов;
• задача регламентирования процедур доступа к документам, повышения уровня физической и информационной защищенности данных путем их размещения в закрытых от несанкционированного доступа хранилищах.



Архитектура системы LanDocs
Система LanDocs представляет собой пакет прикладных программ-компонент:
• LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной сети на компьютерах с ОС Windows 2000/2003/XP/Vista. Поставляется для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server.
• LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение, протоколирование всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT4.0/2000/2003.
• LanDocs: ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК. Серверное программное обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологической нормализации.

• LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Система сканирования бумажных документов и просмотра их электронных образов позволяет работать с электронными копиями бумажных документов, выводить изображение в разных масштабах, панорамировать и др.
• LanDocs: ПАКЕТНОЕ СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. Программа пакетного сканирования представляет собой расширение программы LanDocs: СКАНИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ. В отличие от последней, ориентирована на автоматизацию процессов массового (потокового) сканирования многостраничных документов.
• LanDocs: ПОЧТОВАЯ ПОДСИСТЕМА. Специализированное серверное программное обеспечение LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов системы LanDocs пользователям корпоративной электронной почты.
• LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер, обеспечивающий пользователям возможность работы с системой автоматизации делопроизводства и корпоративного архива электронных документов через сеть Internet позволяет выполнять регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве клиента стандартный веб-браузер.
• LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Специализированное серверное и клиентское программное обеспечение, реализующее функции защиты информации посредством использования электронной цифровой подписи и шифрования данных. Обеспечивает поддержку инфраструктуры открытых ключей (PKI) в соответствии с RFC 2459 (Internet X.509 Public Key Infrastructure), поддерживает функции центра сертификации (certification authority) и централизованного хранилища сертификатов пользователей. Шифрование документов производится в прозрачном для пользователя режиме на индивидуальных ключах. События, связанные с работой подсистемы протоколируются в специальном журнале безопасности.
• LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ (WorkFlow). Программное обеспечение, расширяющее возможности базовых компонентов LanDocs в части управления маршрутами обработки документов, позволяет наглядным образом (посредством построения графической карты) задать процесс движения документа. Карта определяет маршрут движения документа и задает условия перехода от одного этапа обработки к другому. Подсистема выполняет мониторинг активных работ, инициированных по маршрутным картам, переводит работу с этапа на этап, формирует, отправляет и контролирует задания, отслеживает сроки выполнения этапов. Функции анализа позволяют получать статистические данные по фактическим параметрам процессов обработки документов.
• LanDocs: XML-ПОДСИСТЕМА ОБМЕНА. Позволяет организовать обмен документами и осуществить синхронизацию справочников (классификаторов) между двумя локальными системами документооборота на основе LanDocs или между системой LanDocs и внешней программной системой. Обмен данными осуществляется в формате XML. Центральным компонентом подсистемы является ядро, которое обеспечивает гарантированную управляемую доставку пакетов данных. Подсистема предоставляет сторонним разработчикам документированный интерфейс прикладного программирования (API), что обеспечивает возможности ее настройки на внешние источники и приемники XML-пакетов.
• LanDocs: СЕРВЕР КОНТЕНТА. Специализированный сервер приложений, открывающий функциональность управления документами LanDocs для доступа из предметно-ориентированных приложений. Построен с использованием технологии Microsoft .NET и посредством WEB-сервисов обеспечивает доступ к функциям и объектам системы из WEB-приложений, используется для интеграции LanDocs с портальными приложениями.
• LanDocs: АДМИНИСТРАТОР. Служит для настройки на определенную структуру делопроизводства и администрирования системы LanDocs.
• LanDocs: ДИЗАЙНЕР ФОРМ. Предназначен для создания и настройки экранных форм гибких регистрационных карточек системы LanDocs.
• LanDocs: ПЛАНИРОВЩИК. Представляет собой дополнительный модуль, предназначенный для поддержки периодически выполняемых задач (например, подготовки ежемесячных или ежеквартальных отчетов), а также генерации сообщений в рамках этих задач. Администратору предоставляется инструмент, позволяющий создавать задачи, которые будут запускаться с заданной периодичностью.
• LanDocs: OLE-SDK. Документированный OLE-интерфейс для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.



Особенности системы LanDocs
Внедрение системы электронного документооборота LanDocs обеспечивает следующие преимущества:
• ускоряет операции поиска и доставки документов;
• дает возможность параллельной и последовательной работы с документами, обеспечивая при этом определение делопроизводственного состояния конкретного документа;
• усиливает возможности контроля исполнения документов и поручений;
• снижает трудозатраты и вероятность ошибок, связанных с ручной обработкой организационно-распорядительной документации;
• предотвращает потери важных документов;
• обеспечивает высокий уровень физической и информационной безопасности документов (возможность полного протоколирования доступа к содержанию документов, разграничение доступа, криптографическая защита).