Внедрение ERP-системы: эффективность и риски

ERP системы все больше востребованы во всех секторах экономики, а оживление экономики дает мощный импульс к внедрению автоматизированных систем управления предприятиями. Основной целью является постановка эффективной работы предприятия, которая достигается за счет установки ERP-систем, для: контроля, планирования финансов, закупок, производства, торговли, логистики и других бизнес-процессов предприятия. О ее цене, эффективности, рисках и преимуществах внедрения рассказал генеральный директор SAP СНГ Владислав Мартынов.

- Из каких затрат складывается совокупная стоимость владения ERP-системой?
- Совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership) ERP-решением складывается из затрат на программное обеспечение, внедрение и обслуживание бизнес-решений.
У SAP стоимость программного обеспечения зависит от того набора функций, который заказывает клиент, т.е. от выбранного решения, так как в компании есть различные решения для разных задач (решение для управления персоналом на платформе SAP ERP, бизнес-анализ на базе SAP Business Objects и пр.), а также от числа лицензий (сколько именно пользователей мы подключаем). Инвестируя в решения SAP, заказчик может выбрать тот функционал и то число пользователей, которые актуальны для него в настоящее время, а затем при необходимости может увеличивать число пользователей и достраивать модули системы (подобно "Лего") к тому, что уже приобретено. Что касается внедрения, то им обычно занимаются партнеры SAP. Активная работа с партнерами - это основа стратегии успешного развития бизнеса SAP во всем мире.
- Существуют ли какие-то принципы, которыми компании могут руководствоваться при финансировании своих ERP-проектов с точки зрения минимизации затрат?
- Есть несколько основных принципов, о которых необходимо помнить компаниям:
следует использовать ERP-системы, которые можно дополнить специальными отраслевыми решениями, лучше отражающими бизнес-процессы конкретного сегмента рынка;
воздерживайтесь от дополнительного программирования, не предполагаемого стандартной функциональностью ERP, при автоматизации части функций можно добиться положительного эффекта, но он будет незначительным;
чтобы увидеть результат от внедрения ERP-системы, желательно начинать внедрение постепенно, в первую очередь на самых проблемных сегментах;
воля "первого" лица - "нам очень важно внедрить ERP" - критична, так как успех проекта зависит от того, насколько акционеры "за" ERP, быстро ли во время внедрения принимаются решения относительно построения бизнес-процессов, не игнорируются ли запросы компании, проводящей внедрение и пр. Одна из актуальных проблем при внедрении любой ERP - отторжение коллективом нового, в этом случае внедрение затягивается, а это потерянные деньги и время.
В конце сентября SAP объявил о новой партнерской инициативе для компаний малого и среднего бизнеса: впервые в России преднастроенные решения на базе решений SAP предлагаются с фиксированными ценами и сроками внедрения. Решения партнеров SAP, рекомендуемые в рамках этой инициативы, на условиях фиксированной цены и продолжительности проекта, можно на данный момент подразделить на три группы:
ERP-решения на базе SAP All-in-One стоимостью от 160 тыс. евро и сроком внедрения 3 - 5 месяцев;
аналитические решения на базе SAP Business Objects со стоимостью от 25 тыс. евро и сроком внедрения 2 - 4 месяца;
решения для управления персоналом.
- В чем состоят преимущества и риски подходов к оптимизации затрат, и как соблюсти оптимальный баланс между рисками и плюсами?
- Внедряя ERP-систему, важно понимать, какие риски возможны. Во-первых, иногда бесполезно внедрять бизнес-решение только в одном сегменте (логистика, продажи и пр.), наоборот, бывает, что эффективнее сразу охватить целый производственный цикл или полностью все бизнес-процессы компании. Во-вторых, важно, чтобы после внедрения ERP-системы был получен тот результат, который изначально предполагался. Являясь собственником предприятия, Вы можете инвестировать 300 000 евро во внедрение ERP, в результате чего получите 400 000 евро в течение двух лет. Но, возможно, более выгодно вложить 1 млн евро в ERP, чтобы в итоге получить 2 млн евро за три года.
- Как можно снизить расходы на организацию и работу команды внедрения?
- Выбирая компанию, которая будет осуществлять внедрение, надо ориентироваться на ее отраслевую или продуктовую специализацию, на опыт работы с клиентами в конкретной индустрии. Важно проверить рекомендации и пообщаться с конкретными людьми в компании, которые будут работать на проекте, поскольку именно от них будет зависеть результат.
- Как рассчитать экономическую эффективность ERP-системы, как корректно определять и поддерживать в актуальном состоянии показатели ROI?
- При использовании ERP-системы важно рассчитывать ее экономическую эффективность и актуализировать показатели ROI.
В компании SAP, например, анализом эффективности существующих бизнес-процессов в компаниях-клиентах занимается подразделение Value Engineering, которое также ведет библиотеку наилучших практик, существующих в различных отраслях по основным бизнес-процессам. За восемь лет SAP удалось накопить наибольшую в индустрии базу данных КПЭ (ключевых показателей эффективности) по более чем 30 типам бизнес-процессов. Обычно специалисты подразделения Value Engineering при общении с компаниями-клиентами выделяют ключевые бизнес-процессы и сравнивают их эффективность с показателями отраслевых лидеров. В частности, специалисты Value Engineering могут отметить, что у обратившегося к ним за помощью розничного оператора все прекрасно с логистикой, но зато есть проблемы с "дебиторкой", по работе с дебиторской задолженностью компания, например, находится в аутсайдерах. Именно в этом сегменте эксперты SAP могут порекомендовать внедрить то или иное решение от SAP, а также помогут рассчитать потенциальный экономический эффект от его использования.
Что касается актуализации ERP и ROI, то здесь то же самое, что со стратегией компании. Если вы написали план развития бизнеса на один, два, три года, это не значит, что через некоторое время вы его не пересмотрите. Когда ваша компания внедрит ERP-систему, то все равно надо будет постоянно отслеживать и анализировать бизнес-процессы, регулярно мониторить, что хорошо работает, а где сбои, что можно улучшить, какие модули внедрить дополнительно. ERP - это "живой организм", который может видоизменяться в зависимости от деятельности компании. Так, компания "Эльдорадо" сотрудничает с SAP с 2001 г., они постоянно совершенствуют свою ERP, добавляют новый функционал, увеличивают число пользователей.
"Финансовая газета"