ВРМ функционал в банковском управлении

Масштабность IT проектов в банковской сфере утратило масштабность 2000 годов, но интерес к банковским BPM-технологиям, системам управления эффективностью бизнеса, не только не сократился, но и стал более качественным. Масштабно используют BPM технологии в России пожалуй только западные банки, отечественные финансовые организации только начинают более подробно интересоваться технологиями и эффектом от их внедрения.
Как в условиях финансовой нестабильности российским банкам помогут BPM-технологии для выполнения требований Банка России, управления расходами и ведения сметы административно-хозяйственных расходов?

BPM-технологии в банковской деловой культуре

Временем рождения концепции BPM (Business Performance Management - управление эффективностью бизнеса) и класса специализированного программного обеспечения можно считать начало XXI в. Первые проекты создания BPM-систем в России начались в 2002 г., собственно, термин "BPM" вошел в употребление через один-два года. Именно банки начали первые российские проекты в этой области, и на сегодня эта индустрия остается лидером по количеству внедренных систем и богатству освоенной функциональности.

С технологической точки зрения основа BPM-системы - это финансовое хранилище данных, предназначенное для сбора и консолидации оперативной финансовой информации из различных автоматизированных систем, например АБС. Хранилище служит основой для обеспечения взаимосвязи управления на стратегическом и тактическом уровнях, а комплекс инструментов BPM-системы поддерживает четыре этапа цикла корпоративного управления:
1) разработку стратегических планов и показателей - определение стратегических целей бизнеса и их метрик KPI (Key Performance Indicators - ключевые показатели эффективности);
2) оперативное планирование - разработку тактических планов по намеченным ключевым показателям и распределение ресурсов для выполнения планов. Основной инструмент оперативного планирования - бюджет;
3) мониторинг и контроль исполнения планов - определение результатов исполнения бюджетных планов на основе данных первичного учета, собранных в хранилище данных; сравнение плановых и фактических показателей бюджетов; мониторинг и контроль исполнения значений бюджетных планов и статей управленческого учета;
4) анализ и регулирование отклонений фактических показателей от плановых - замыкающий момент цикла управления, корректировку стратегических планов в соответствии с реальными условиями работы банка с помощью управленческих OLAP-отчетов и специализированных инструментов прогнозирования и моделирования различных сценариев развития ситуации.
Итак, BPM-системы объединяют хранилище данных для финансовой консолидации и специализированные BPM-приложения для поддержки финансового управления: планирования KPI и бюджетов, управленческого учета, анализа, прогнозирования, моделирования и т.д.

BPM-технологии в комплексе инструментов антикризисного менеджмента

Как показывает опыт и данные исследований компании Intersoft Lab, проведенных во второй половине 2008 г., BPM-технологии остаются критически важными для банков даже во времена нестабильности и в условиях дефицита IT-бюджетов.
В период спада бизнеса любой банк стремится решать задачи контроля расходов и управления доходностью, контроля ликвидности и управления рисками, четкого выполнения нормативных требований, в первую очередь подготовки отчетности для Банка России. Мировые исследовательские компании и эксперты рекомендуют решать эти задачи с помощью средств BPM, однако в целях экономии ресурсов создание этих систем проводят постепенно, стремясь получить ощутимые результаты на каждом новом этапе. Показательны в связи с этим результаты опросов западных компаний, которые столкнулись с проблемами ведения бизнеса в условиях финансового кризиса еще в начале 2008 г. и уже накопили соответствующий опыт. Так, по данным компании ВРМ Partners, в 2008 г. представители различных отраслей экономики по всему миру на первом этапе внедрения BPM-решений чаще всего выбирали приложения для бюджетирования, планирования и прогнозирования, т.е. в первую очередь приступали к автоматизации контроля расходов и сокращения затрат.

Тенденции использования BPM-систем в России схожи с тенденциями, которые сформировались на Западе, но имеют и свои особенности. В докризисном 2008 г. четверка приоритетов бизнес-потребностей банков для IT-поддержки технологий управления и подготовки отчетности выглядела так (в порядке убывания приоритета):
- отчетность для регуляторов: обязательная, МСФО, налоговая и др.;
- планирование и бюджетирование;
- управление доходностью;
- управление рисками.
В условиях кризиса рейтинг бизнес-потребностей банков принял такой вид:
- выпуск отчетности для Банка России;
- управление рисками;
- управление доходностью, планирование и бюджетирование.

Нужно отметить, что выбыла из списка интересов банков автоматизация выпуска отчетности по МСФО. Причина понятна - привлечения иностранных инвестиций в ближайшее время не предвидится. Поэтому задача актуальна только для тех банков, которые успели привлечь западный капитал до кризиса и теперь должны отчитываться перед иностранными владельцами. С подготовкой ежеквартальной отчетности по МСФО для ЦБ РФ банки в подавляющем большинстве справляются средствами "малой" автоматизации и при поддержке аудиторов.

Как мы видим, в условиях финансовой нестабильности повысился приоритет риск-менеджмента и управления доходностью, а главным вопросом для банков стало четкое выполнение требований регуляторов. Банки стали все больше проявлять интерес к автоматизированному ведению налогового учета и подготовке налоговой отчетности, но настоящий ажиотаж поднялся вокруг автоматизации выпуска отчетности для Банка России. На проекты, связанные с выпуском отчетности для ЦБ РФ, банки выделяют средства вне зависимости от финансовых трудностей, так как эта задача, наряду с поддержкой проведения платежей, носит обязательной характер. Также интерес банков к автоматизированной подготовке отчетности для Банка России усилило вступление в силу Указания ЦБ РФ от 26.08.2008 N 2055-У "О внесении изменений в Указание Банка России от 16 января 2004 года N 1376-У "О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации" .
--------------------------------
Указанием N 2055-У вносятся изменения в некоторые формы отчетности кредитных организаций, а также порядок составления и представления этих форм отчетности в ЦБ РФ. Это обусловлено, в частности, введением новых требований к наименованию юридического лица, созданием новых правовых основ развития малого и среднего предпринимательства в РФ, необходимостью совершенствования системы показателей мониторинга ипотечного жилищного кредитования в рамках ФЦП "Жилище".

Так, вводятся новые формы отчетности, касающиеся приобретения кредитной организацией ценных бумаг (0409116), выдачи крупных ссуд (0409117) и жилищных кредитов (0409316). В отчет по форме 0409116 включаются сведения о вложениях кредитной организации в долговые (кроме векселей) и долевые ценные бумаги, за исключением вложений в ценные бумаги РФ и в акции (доли участия) дочерних и зависимых обществ. Отчетность по форме 0409117 включает информацию о 30 наиболее крупных ссудах юридическим лицам - некредитным организациям. В отчетности по форме 0409316 указываются сведения о территориальной структуре предоставленных физическим лицам - заемщикам жилищных кредитов, объемах и источниках их досрочного погашения и способах рефинансирования.

В новой редакции излагаются форма 0409024 "Сведения о заключении договора на проведение аудиторской проверки деятельности кредитной организации, банковской (консолидированной) группы" и Порядок ее заполнения. Отчет представляется не позднее пяти рабочих дней после даты заключения договора с аудиторской организацией на проведение аудита; дополнительного соглашения к договору с аудиторской организацией на проведение аудита; договора на проведение аудита с другой аудиторской организацией. При этом информация о дополнительном соглашении отражается в отдельной строке по каждому виду отчетности (годовой, квартальной, годовой консолидированной), подлежащей аудиторской проверке. Дополнительно в отчете указываются сведения даты начала и окончания предоставления аудиторских услуг.

Скорректирован порядок заполнения форм отчетности, касающихся предоставления сведений об аффилированных лицах. Это вызвано введением нового порядка ведения учета и представления информации об аффилированных лицах кредитной организации (Положение Банка России от 20.07.2007 N 307-П). Предусматривается специальный порядок заполнения и представления оборотной ведомости по счетам бухгалтерского учета кредитной организации для реорганизуемых кредитных организаций. В отчете о прибылях и убытках кредитной организации дополнительно указываются расходы по ведению бизнеса, в том числе расходы по содержанию основных средств, расходы по рекламе, по служебным командировкам, по страхованию и др.
Указание вступило в силу 1 октября 2008 г. Новые формы отчетности составляются с 1 января 2009 г.

Несмотря на то что автоматизация риск-менеджмента занимает почетное второе место в списке бизнес-потребностей банков, дальше составления самых общих планов ситуация с такими проектами в ближайший год вряд ли сдвинется, так как практически нет опыта решения этой задачи и IT-решений, адаптированных для российского рынка. К тому же проекты автоматизации управления рисками длительны и требуют высоких затрат, что несовместимо с текущей ситуацией "урезания" IT-бюджетов.

Как показывает рейтинг, на третьем месте по популярности оказались BPM-инструменты для управления доходностью, планирования и бюджетирования. Отдельно среди этих BPM-продуктов выделяются приложения для контроля хозяйственных расходов. Спрос на решение этой задачи в 2009 г. будет стабильно высоким, так как практически для любого банка в сегодняшних условиях актуально сокращение расходов и их контроль.

Нужно отметить, что BPM-решения для ведения сметы административно-хозяйственных расходов были востребованы банками в докризисный период. С их внедрения банки чаще всего начинали создание комплексных BPM-систем, несмотря на то, что его результаты отражаются всего на одной или нескольких статьях финансового плана банка. В то же время внедрение соответствующего ПО нетрудно, так как оно не требует разработки сложной методики и масштабных работ по интеграции с АБС. А в результате проекта, кроме сокращения некоторых расходов и исключения их перерасхода, банк получает ценный результат: в процесс планирования сметы накладных расходов и капитальных вложений банка вовлекается большинство подразделений, они начинают взаимодействовать в едином информационном пространстве с помощью заложенной основы BPM-системы. В условиях финансового кризиса эта особенность автоматизации хозяйственного бюджетирования становится особенно актуальной.

Если в более или менее благополучных 2006 - 2008 гг. BPM-системы были лишь одним из многочисленных средств для автоматизации бизнес-процессов, а на BPM-проекты решался не каждый крупный банк с десятками филиалов, то сегодня большинство кредитных учреждений разрабатывают комплекс антикризисных мер, анализируют недостатки управления и соответственно приходят к выводу о потребности в BPM-инструментах. Сложно поспорить с тем, что такие сложные проекты, как внедрение BPM-систем, следовало провести до наступления кризиса, чтобы уже сейчас воспользоваться результатами работы. Несмотря на это, интерес банков и компаний к средствам BI и BPM не снижается, банки стараются довести до конца проекты в этой области и начинают новые. Возможность начать строительство BPM-проекта с несложного первого этапа, т.е. с автоматизации хозяйственного бюджетирования, и делает эту технологию особенно востребованной в период финансового кризиса.

Так как читатели уже знакомы с BPM-технологиями для ведения сметы административно-хозяйственных расходов по публикациям в "Б&Б" , автор решила дать пример использования BPM-систем в период кризиса на примере этой технологии.
--------------------------------
См. статьи Е. Кувыкина "Несколько подходов к автоматизации бюджетирования хозяйственных расходов банка" в N 6 и "Хозяйственное бюджетирование в банке: контроль платежей по смете" в N 9, О. Морозовой "Российский опыт развития банковской BPM-системы" в N 10 за 2008 г.

Автоматизированное хозяйственное бюджетирование

BPM-приложения для ведения сметы административно-хозяйственных расходов (АХР) обеспечивают автоматизированную поддержку всех этапов бюджетирования хозяйственных расходов многофилиального банка: коллективное планирование сметы, учет фактических платежей по данным учетных систем, получение сводной сметы и план-факт анализ ее исполнения. Если брать для примера BPM-приложение компании Intersoft Lab "Бюджет хозяйственных расходов", то можно говорить о том, что BPM-приложения для хозяйственного бюджетирования предоставляют следующие возможности:
- коллективное планирование неоперационных расходов;
- учет хозяйственных договоров и использование информации по договорам при сметном планировании;
- автоматизированное согласование плановых расходов (согласование бюджетных заявок с использованием функций документооборота);
- автоматизированное согласование хозяйственных платежей в рамках утвержденного бюджета и сверхбюджета;
- контроль платежей в рамках утвержденного бюджета (автоматизированный контроль лимитов бюджета);
- учет фактического исполнения хозяйственного бюджета на основании документов оплаты, подтверждающих совершение платежей (автоматизация квитовки бюджетных заявок с документами оплаты);
- формирование отчетности для руководства по плановым сметам и фактическим расходам, план-факт отчетности.

Распределение функций между подразделениями в такой системе строится по следующей схеме. Руководство определяет структуру и планирует целевые значения ключевых показателей эффективности - KPI, которые являются лимитами для планирования бюджетов текущих расходов, капитальных сложений и инвестиционных проектов. В планировании бюджетов участвуют руководители и сотрудники сметообразующих и потребляющих подразделений. Если планирование происходит по схеме "от достигнутого", сметообразующие подразделения могут запланировать расход на основе данных предыдущих периодов с учетом развития бизнес-направлений. Планировать расходы можно также на основе утвержденных нормативов с использованием тендерных цен или заключенных (планируемых к заключению договоров) хозяйственных договоров. Затем эти данные корректируют, основываясь на реальных бюджетных заявках потребляющих подразделений. Готовые планы автоматически проверяются на достижение целевых значений KPI, после чего они могут быть переданы на согласование и утверждение.

Процесс согласования на этапах планирования и исполнения бюджета протекает по единому сценарию. Потребляющее подразделение вводит заявку или распоряжение на платеж в систему с помощью клиентского приложения или, если оно находится в удаленном подразделении банка, - на специализированном веб-сайте. Документы проходят по заданному маршруту согласований, предписанному циклом документооборота. Перечень операций с документом на каждом этапе, а также права пользователей на корректировку документов заранее настраиваются в системе. На каждом этапе заявки/распоряжения просматривают ответственные сотрудники, подписывают их и тем самым отправляют на следующий уровень согласования или отказывают в подписи с соответствующими комментариями. Авторы заявок в любой момент могут выяснить ее статус-состояние.

Утвержденные плановые заявки консолидируют в сметы подразделений и далее объединяют в сводную смету банка.

Распоряжения на платежи вводятся или формируются автоматически на основании графиков платежей по договорам сотрудниками сметообразующих или инициирующих подразделений. При вводе документа проверяется соответствие сумм заявок на платеж утвержденной смете расходов и рассчитываются остатки лимитов по статьям. В случае превышения плана документу присваивается статус "Запрещен". Технология обработки "запрещенных" распоряжений зависит от принятой в банке методологии обработки сверхплановых заявок на платежи. Можно настроить различные варианты их обработки. Заявка, прошедшая все необходимые этапы согласования и не отвергнутая, переводится в состояние "Акцептована".

Учет исполнения хозяйственных бюджетов проходит на основании данных оплаты распоряжений на платеж, которые можно импортировать из АБС или ввести в систему. Для этого акцептованные заявки на платежи квитуются с фактически совершенными платежами. По результатам квитовки отслеживается фактическое исполнение обязательств по хозяйственным договорам. Сметообразующие подразделения могут автоматически формировать оперативную отчетность по исполнению бюджета хозяйственных расходов, обязательств по договорам и т.д.

Более подробно с примерами автоматизированных решений, поддерживающих ведение сметы хозяйственных расходов, можно ознакомиться на примере ЗАО "Банк Русский Стандарт", ОАО "ТрансКредитБанк", ОАО "ОТП Банк" и КБ "Русский банк развития" в "Б&Б" N 6 за 2008 г.
Перейдем к рекомендациям, как лучше начать BPM-проект в условиях дефицита IT-бюджетов.



Автоматизация ведения сметы АХР в условиях кризиса

Со второй половины 2008 г. кредитные учреждения стали подходить к выбору BPM-продуктов и поставщиков услуг особенно осторожно и с новыми требованиями. Естественно, самая заметная тенденция - стремление банков удешевить и сократить сроки проектов внедрения ПО класса BPM.
На сегодня на российском рынке представлены только отечественные продукты для планирования и контроля сметы административно-хозяйственных расходов. Проекты внедрения такого ПО занимают от трех до шести месяцев и требуют небольших затрат средств. Однако есть и такие банки, которые решились разработать приложения для ведения сметы на ВРМ-платформах иностранных поставщиков и потратили на это 18 - 20 месяцев. Если в докризисный период некоторые банки могли решиться на такие эксперименты, то в сегодняшних условиях на "авантюрный" проект не решится ни одна кредитная организация.

Почему время внедрения продуктов в составе отечественных и иностранных BPM-пакетов настолько различается? Дело в том, что методическая модель в российских продуктах ориентирована на решение задач с отечественной спецификой. На адаптацию западного ПО и разработку на его основе индивидуального решения требуется длительное время и среди прочего - это высокие затраты, что неприемлемо в период спада банковского бизнеса. Таким образом, в период финансового кризиса выбор иностранного ПО для ведения сметы АХР исключен, притом не только из-за слишком больших сроков внедрения.

Во-первых, цены на BPM-продукты от западных вендоров в несколько раз выше цен на продукты от российских поставщиков. Во-вторых, такой же разрыв образовался в стоимости услуг компаний, которые занимаются внедрением соответствующего ПО. И в-третьих, российские разработчики BPM-систем стали привлекательнее для банков как обладатели более богатого опыта. Сегодня наличие успешного опыта применения ПО в нашей стране, а также наличие успешных проектов внедрения стали обязательным требованием банков. В этом отношении отечественные поставщики средств BPM также имеют огромное преимущество перед западными: с 2000 по 2007 г. на базе отечественных продуктов было создано более 75% всех BPM-систем в российских банках.
Остается добавить, что рекомендация выбирать отечественное ПО справедлива и для других BPM-технологий, необходимых банкам в период финансового кризиса. Особенно это касается подготовки отчетности для Банка России, требования к которой постоянно усложняются.

А.Кругова
Директор управления по работе с клиентами компании Intersoft Lab