RSS
Решение задач управления договорами в рамках бизнес-процессов ERP-системы
Основные задачи совмещения функций управления документами и ERP систем
В условиях современной экономики необходимость автоматизация процессов управления документами на предприятии сейчас уже ни у кого не вызывает сомнения. Но поскольку документы на предприятиях привязаны к клиентам, маркетинговой активности предприятия, проектам, поставщикам и т. п., остро встает вопрос тесной увязки бизнес-процессов документооборота и ERP-систем.
Многие ERP-системы, в частности R/3, содержат в себе функции управления документами, но, как правило, в этих системах отсутствуют настройки бизнес-процессов документооборота с учетом российской специфики. В то же время, на рынке достаточно широко представлены промышленные системы управления документами, использование которых позволило бы обеспечить необходимую функциональность с учетом национальной специфики. Ясно, что в таком случае, для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия потребуется интеграция двух систем. Однако данное решение сопряжено с определенными трудностями:
трудности в интеграции данных и бизнес-процессов
необходимость поддержки двух различных систем
ограниченная масштабируемость
различные пользовательские интерфейсы усложняют процесс освоения систем персоналом
Возникает вопрос, как обеспечить преимущества комплексного использования функциональности ERP-систем и систем управления документами и при этом свести к минимуму проблемы, связанные с интеграцией? Выбор оптимального пути определяется в конечном итоге конкретными условиями и задачами заказчика.
Альтернативный подход при решении задачи управления договорами в рамках ERP-системы
Перед специалистами компании ГазИнтех была поставлена задача автоматизации договорной деятельности крупного газодобывающего предприятия, где на тот момент активно проводилось внедрение ERP-системы SAP R/3. В качестве первоочередного требования отмечалось создание единого банка данных о договорах, где бы велся учет договоров, документов по договорам, контроль их статуса и, главное, оперативное предоставление этих данных всем заинтересованным лицам. Хотя система R/3 и имеет встроенные функции поддержки управления договорами, они не отвечают в полной мере потребностям предприятия, в частности, в R/3 нет централизованного справочника договоров. Подход компании «ГазИнтех» позволил объединить преимущества управления договорами в рамках единой ERP-системы и широту функционала специализированного решения путем включения задач по управлению договорами в контур бизнес процессов SAP R/3.
На базе программной платформы SAP была разработана Система Ведения Договоров (СВД). СВД позволила дополнить стандартные возможности ERP-системы функционалом, более полно отвечающим российской специфике и требованиям конкретного предприятия. При этом для своей работы СВД напрямую использует бизнес-данные системы R/3, например данные оргструктуры предприятия, данные о пользователях системы и др. Подобный подход позволил избежать проблем интеграции систем, а также более полно использовать существующую на предприятии ИТ-инфраструктуру, что позволило сократить сроки и стоимость внедрения.
В результате внедрения была создана и в короткий срок внедрена система, обеспечивающая выполнение следующих задач:
учет договоров
учет деловых партнеров
электронный архив договорных документов
web-доступ для заинтересованных сотрудников
СВД введена в продуктивную эксплуатацию и эксплуатируется больше двух с половиной лет, причем был издан приказ по предприятию о том, что оплата может производиться только по договорам, внесенным в систему. СВД позволила не только повысить оперативность предоставления данных о договорах, повысить сохранность документов, но и положительным образом повлияла на финансовую дисциплину на предприятии.
В ходе эксплуатации системы пользователями был высказан ряд пожеланий, наиболее важными из которых были признаны следующие: автоматизация процессов разработки договорных документов (создание, визирование и утверждение), обеспечение информационной поддержки претензионно-исковой деятельности. На основе пожеланий пользователей, опыта создания и эксплуатации системы, опыта работ по созданию концепции развития корпоративной информационной системы предприятия специалисты «ГазИнтех» значительно расширили возможности Системы Ведения Договоров, особенно в части управления документами.
К настоящему моменту СВД представляет собой типовое решение, обеспечивающее эффективное управление договорами на всех стадиях их жизненного цикла. Это решение может быть в кратчайшие сроки адаптировано под потребности конкретного заказчика. Система включает следующие модули:
Управление договорами
Каталог деловых партнеров
Подготовка проектов договоров
Электронный архив документов
Значительно расширены функции ведения каталога деловых партнеров. В разработке находится модуль управления претензионно-исковой деятельностью. Предусмотрена возможность организации автоматизированного ввода и сохранения большого количества документов с помощью системы массового ввода документов Kofax Ascent Capture интегрированной с системой IBM Content Manager, что позволяет не только упростить обработку, но и эффективно управлять большим количеством документов.
Большое внимание уделено вопросам информационной безопасности СВД. Базисная система SAP, на программной платформе которой разработана СВД, соответствует четвертому классу защищенности и может быть использована для разработки прикладного программного обеспечения автоматизированных систем до класса защищенности 1В включительно. Также включена возможность применения электронно-цифровой подписи.
В случае если заказчик не использует SAP R/3, то СВД может поставляться как отдельное решение на базе новой технологической платформы SAP NetWeaver, возможности которой позволяют легко интегрировать СВД с любой используемой ERP-системой. Хотя нужно отметить, что наибольшего эффекта от использования СВД можно добиться при совместном использовании с SAP R/3.
Основные преимущества описанной методики
Таким образом, можно отметить, что включение задач по управлению договорами в контур бизнес процессов используемой на предприятии системы SAP R/3 обеспечило ряд преимуществ:
Отсутствие проблем интеграции данных: — непротиворечивость — целостность
Отсутствие проблем интеграции бизнес-процессов
Комплексность поддержки процессов управления договорами
Высокая масштабируемость
Единая система обеспечения безопасности
Унифицированный интерфейс пользователя
Централизованное резервное копирование
Упрощенный процесс обновления версий
В конечном итоге, минимизация количества используемых систем позволяет снизить сроки внедрения и совокупную стоимость владения системой. Данный подход был использован компанией ГазИнтех и при разработке своего решения для управления документами АКСУД (Автоматизированная корпоративная система управления документами) на базе технологий SAP.
Рудаков Артем (a.rudakov@gazintech.ru)
В условиях современной экономики необходимость автоматизация процессов управления документами на предприятии сейчас уже ни у кого не вызывает сомнения. Но поскольку документы на предприятиях привязаны к клиентам, маркетинговой активности предприятия, проектам, поставщикам и т. п., остро встает вопрос тесной увязки бизнес-процессов документооборота и ERP-систем.
Многие ERP-системы, в частности R/3, содержат в себе функции управления документами, но, как правило, в этих системах отсутствуют настройки бизнес-процессов документооборота с учетом российской специфики. В то же время, на рынке достаточно широко представлены промышленные системы управления документами, использование которых позволило бы обеспечить необходимую функциональность с учетом национальной специфики. Ясно, что в таком случае, для комплексной автоматизации бизнес-процессов предприятия потребуется интеграция двух систем. Однако данное решение сопряжено с определенными трудностями:
трудности в интеграции данных и бизнес-процессов
необходимость поддержки двух различных систем
ограниченная масштабируемость
различные пользовательские интерфейсы усложняют процесс освоения систем персоналом
Возникает вопрос, как обеспечить преимущества комплексного использования функциональности ERP-систем и систем управления документами и при этом свести к минимуму проблемы, связанные с интеграцией? Выбор оптимального пути определяется в конечном итоге конкретными условиями и задачами заказчика.
Альтернативный подход при решении задачи управления договорами в рамках ERP-системы
Перед специалистами компании ГазИнтех была поставлена задача автоматизации договорной деятельности крупного газодобывающего предприятия, где на тот момент активно проводилось внедрение ERP-системы SAP R/3. В качестве первоочередного требования отмечалось создание единого банка данных о договорах, где бы велся учет договоров, документов по договорам, контроль их статуса и, главное, оперативное предоставление этих данных всем заинтересованным лицам. Хотя система R/3 и имеет встроенные функции поддержки управления договорами, они не отвечают в полной мере потребностям предприятия, в частности, в R/3 нет централизованного справочника договоров. Подход компании «ГазИнтех» позволил объединить преимущества управления договорами в рамках единой ERP-системы и широту функционала специализированного решения путем включения задач по управлению договорами в контур бизнес процессов SAP R/3.
На базе программной платформы SAP была разработана Система Ведения Договоров (СВД). СВД позволила дополнить стандартные возможности ERP-системы функционалом, более полно отвечающим российской специфике и требованиям конкретного предприятия. При этом для своей работы СВД напрямую использует бизнес-данные системы R/3, например данные оргструктуры предприятия, данные о пользователях системы и др. Подобный подход позволил избежать проблем интеграции систем, а также более полно использовать существующую на предприятии ИТ-инфраструктуру, что позволило сократить сроки и стоимость внедрения.
В результате внедрения была создана и в короткий срок внедрена система, обеспечивающая выполнение следующих задач:
учет договоров
учет деловых партнеров
электронный архив договорных документов
web-доступ для заинтересованных сотрудников
СВД введена в продуктивную эксплуатацию и эксплуатируется больше двух с половиной лет, причем был издан приказ по предприятию о том, что оплата может производиться только по договорам, внесенным в систему. СВД позволила не только повысить оперативность предоставления данных о договорах, повысить сохранность документов, но и положительным образом повлияла на финансовую дисциплину на предприятии.
В ходе эксплуатации системы пользователями был высказан ряд пожеланий, наиболее важными из которых были признаны следующие: автоматизация процессов разработки договорных документов (создание, визирование и утверждение), обеспечение информационной поддержки претензионно-исковой деятельности. На основе пожеланий пользователей, опыта создания и эксплуатации системы, опыта работ по созданию концепции развития корпоративной информационной системы предприятия специалисты «ГазИнтех» значительно расширили возможности Системы Ведения Договоров, особенно в части управления документами.
К настоящему моменту СВД представляет собой типовое решение, обеспечивающее эффективное управление договорами на всех стадиях их жизненного цикла. Это решение может быть в кратчайшие сроки адаптировано под потребности конкретного заказчика. Система включает следующие модули:
Управление договорами
Каталог деловых партнеров
Подготовка проектов договоров
Электронный архив документов
Значительно расширены функции ведения каталога деловых партнеров. В разработке находится модуль управления претензионно-исковой деятельностью. Предусмотрена возможность организации автоматизированного ввода и сохранения большого количества документов с помощью системы массового ввода документов Kofax Ascent Capture интегрированной с системой IBM Content Manager, что позволяет не только упростить обработку, но и эффективно управлять большим количеством документов.
Большое внимание уделено вопросам информационной безопасности СВД. Базисная система SAP, на программной платформе которой разработана СВД, соответствует четвертому классу защищенности и может быть использована для разработки прикладного программного обеспечения автоматизированных систем до класса защищенности 1В включительно. Также включена возможность применения электронно-цифровой подписи.
В случае если заказчик не использует SAP R/3, то СВД может поставляться как отдельное решение на базе новой технологической платформы SAP NetWeaver, возможности которой позволяют легко интегрировать СВД с любой используемой ERP-системой. Хотя нужно отметить, что наибольшего эффекта от использования СВД можно добиться при совместном использовании с SAP R/3.
Основные преимущества описанной методики
Таким образом, можно отметить, что включение задач по управлению договорами в контур бизнес процессов используемой на предприятии системы SAP R/3 обеспечило ряд преимуществ:
Отсутствие проблем интеграции данных: — непротиворечивость — целостность
Отсутствие проблем интеграции бизнес-процессов
Комплексность поддержки процессов управления договорами
Высокая масштабируемость
Единая система обеспечения безопасности
Унифицированный интерфейс пользователя
Централизованное резервное копирование
Упрощенный процесс обновления версий
В конечном итоге, минимизация количества используемых систем позволяет снизить сроки внедрения и совокупную стоимость владения системой. Данный подход был использован компанией ГазИнтех и при разработке своего решения для управления документами АКСУД (Автоматизированная корпоративная система управления документами) на базе технологий SAP.
Рудаков Артем (a.rudakov@gazintech.ru)
Другие новости по теме:
Управление документами на платформе SAP Documentum: Решаемые задачи IBM: Lotus Domino решаемые задачи, архитектура, особенности Ростехинвентаризация работает на продуктах Oracle Особенности системы ТЕЗИС СЭД DIRECTUM в компании ООО "Грундфос"